Oprávněným zájmem se v tomto případě rozumí uzavření nájemní smlouvy a její další plnění. Pod tento oprávněný zájem spadá i shromažďování údajů o spolubydlících, např. pro případ úmrtí nájemce. Podle Občanského zákoníku však nájemce nemá povinnost poskytnout o spolubydlících žádné údaje a postačující je pouze nahlásit počet osob, které předmět nájmu s nájemcem užívají. Ale sdělí-li nájemce z vlastního rozhodnutí pronajímateli tyto údaje, pak je to možné rovněž bez jejich udělení souhlasu se zpracováním.
Zákonnou povinností může být např. vedení účetnictví. Pokud za tímto (nebo jiným) účelem pronajímatel předává osobní údaje nájemce externí firmě, je potřeba mít s tímto poskytovatelem služby uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.
Pronajímatel je povinen informovat nájemce a případné spolubydlící jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá a seznámit je s jejich právy týkající se ochrany jejich osobních údajů. Informace je optimální mít v listinné podobě, aby příslušná osoba podpisem potvrdila, že s nimi byla seznámena.
Pro případnou kontrolu z Úřadu na ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) by měl mít každý pronajímatel zpracován dokument se Záznamy o zpracování osobních údajů. ÚOOÚ kontroly provádí a v budoucnu i bude provádět především na základě oznámení stěžovatele (v tomto případě by jím mohl být nájemce).
Povinností pronajímatele je zabezpečené uložení údajů, ať už v elektronické (např. heslo k přístupu do PC) tak v papírové (např. uzamykatelná skříň, zásuvka apod.) podobě takovými prostředky, aby k nim neměly přístup osoby, které nejsou oprávněné se s nimi seznamovat.
V případě ztráty či krádeže dat a dokumentů či jiném úniku osobních údajů je pronajímatel povinen tuto událost oznámit na ÚOOÚ.
Rádi vám pomůžeme i s GDPR. Pokud budete jako majitel nemovitosi ponajímat svůj byt přes službu GarantovanyNajem.cz, všechny povinnosti, včetně GDPR přecházejí na nás. Máte zájem se dozvědět víc informací o službě? Kdykoliv nás kontaktuje přes formulář na webu nebo na čísle 724 432 145.