Setkali jste se již s pojmem GDPR? Víte, že se vztahuje i na majitele bytů? Nová reforma pravidel EU pro ochranu údajů – GDPR se vztahuje na všechny, kdo zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách v souvislosti s profesní či výdělečnou činností.
Co GDPR pro vás, jako pronajímatele, konkrétně znamená?
1. Ke zpracování údajů nepotřebujete souhlas nájemce
Důvodem ke zpracování údajů je oprávněný zájem pronajímatele a někdy také jeho zákonná povinnost. Ale měl by shromažďovat pouze osobní údaje, které jsou skutečně nezbytné. Typicky jde o jméno, příjmení, rodné číslo či datum narození, adresa trvalého bydliště, kontaktní údaje jako telefonní číslo a e-mail, číslo bankovního účtu.Oprávněným zájmem se v tomto případě rozumí uzavření nájemní smlouvy a její další plnění. Pod tento oprávněný zájem spadá i shromažďování údajů o spolubydlících, např. pro případ úmrtí nájemce. Podle Občanského zákoníku však nájemce nemá povinnost poskytnout o spolubydlících žádné údaje a postačující je pouze nahlásit počet osob, které předmět nájmu s nájemcem užívají. Ale sdělí-li nájemce z vlastního rozhodnutí pronajímateli tyto údaje, pak je to možné rovněž bez jejich udělení souhlasu se zpracováním.
Zákonnou povinností může být např. vedení účetnictví. Pokud za tímto (nebo jiným) účelem pronajímatel předává osobní údaje nájemce externí firmě, je potřeba mít s tímto poskytovatelem služby uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.
2. Je třeba informovat nájemce, jaké osobní údaje shromažďujete
Pronajímatel je povinen informovat nájemce a případné spolubydlící jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá a seznámit je s jejich právy týkající se ochrany jejich osobních údajů. Informace je optimální mít v listinné podobě, aby příslušná osoba podpisem potvrdila, že s nimi byla seznámena.
3. Musíte vytvořit dokument Záznamy o zpracování osobních údajů
Pro případnou kontrolu z Úřadu na ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) by měl mít každý pronajímatel zpracován dokument se Záznamy o zpracování osobních údajů. ÚOOÚ kontroly provádí a v budoucnu i bude provádět především na základě oznámení stěžovatele (v tomto případě by jím mohl být nájemce).
4. Máte povinnost zabezpečit uložení údajů
Povinností pronajímatele je zabezpečené uložení údajů, ať už v elektronické (např. heslo k přístupu do PC) tak v papírové (např. uzamykatelná skříň, zásuvka apod.) podobě takovými prostředky, aby k nim neměly přístup osoby, které nejsou oprávněné se s nimi seznamovat.
5. Máte povinnost zabezpečit uložení údajů
V případě ztráty či krádeže dat a dokumentů či jiném úniku osobních údajů je pronajímatel povinen tuto událost oznámit na ÚOOÚ.
Nechcete se zabývat zákonnými povinnostmi a mít klid a jistotu?
Rádi vám pomůžeme i s GDPR. Pokud budete jako majitel nemovitosi ponajímat svůj byt přes službu GarantovanyNajem.cz, všechny povinnosti, včetně GDPR přecházejí na nás.
Máte zájem se dozvědět víc informací o službě? Kdykoliv nás kontaktuje přes formulář na webu nebo na čísle 724 432 145.